您的企業是否考慮著要實施一個知識管理門戶，卻不知從何開始？本指南適合您。

這個終極指南將幫助大家了解知識管理門戶（KMP）的基礎知識；類型、好處以及最佳例子，同時還可以學習到建立知識管理所需的各種標準，以及如何評估KMP的有效性。

本文包括以下部分：

• 知識管理門戶是什么？
• 知識管理門戶的類型
• 知識管理門戶的好處
• 知識管理門戶應該包括什么？
• 如何評估知識管理門戶
• Baklib如何幫助您建立知識管理門戶

什么是知識管理門戶？

知識管理門戶是一個數字內容平臺，匯集了關于公司的所有信息，包括公司的行政規章政策、標準操作程序（SOP）、員工相關數據、內部文件、對外展示的產品操作手冊等等。

建立一個結構化的知識管理門戶有助于每個部門的員工獲取正確、最新的信息。通過主題、業務類型或服務行為能夠快速找到答案。在知識管理平臺上提供始終如一的高質量信息，任何成員都可以找到并分享，公司所需的一切都在一個地方。

另一方面，知識管理門戶是一個為用戶提供安全感的中心，為客戶提供支持和有用的信息。知識管理門戶通常包括一個知識庫，其中包含關于公司產品和服務的分類信息，包括教程、指南和常見問題解答（FAQ）。知識管理門戶中的自助服務特性可以改善客戶體驗。

與大家所想的不同，KMP遠不止是一個存儲和分享知識的數字工具。我們將在進一步討論文章時討論這一點。

知識管理門戶的類型

在本文的這一部分，我們將介紹所有三種類型的知識管理門戶——內部、外部和混合型。

1. 內部知識庫，也稱為私有知識庫

顧名思義，內部知識庫就像一本內部百科全書，為員工提供他們完成工作所需的信息。

內部知識庫包含諸如公司政策、工作動態、內部流程等敏感信息。企業內的多個團隊可以保留自己的內部知識庫，以滿足他們的需求，但理想的做法是建立一個豐富的公司各方面信息的集中式知識庫，以減少障礙并促進公司目標。

只有具有訪問權限的員工才能查看此私有知識庫。

2. 外部知識庫，也稱為公共知識庫

與內部知識庫不同，外部知識庫對您的員工和客戶都是可訪問的。它包含有關您的產品和服務的有價值信息，可以幫助客戶解決使用您的產品/服務時遇到的任何挑戰，更像是自助式幫助。

外部知識庫包含諸如：

• 產品/服務的詳細信息
• 產品特性及其功能
• 常見問題解答
• 訂單、發貨詳情、計費等等

客戶可以參考外部知識庫了解產品并解決他們在使用過程中遇到的問題。這有助于減少客戶需要與公司的客服代表交流的次數。

一個很好的外部知識庫的例子：Netflix的幫助中心。它包含了客戶在使用他們的平臺時所需的一切信息，包括支付、計劃和賬戶問題：

一款直觀的知識管理軟件，可輕松添加您的內容并將其與任何應用程序集成。如果需要創建直接、美觀的知識管理門戶，不妨嘗試使用Baklib！

3. 混合知識庫

一些知識庫既可以作為內部知識庫，也可以作為外部知識庫。

混合知識庫很棒，因為它可以作為員工和客戶都可以在需要時訪問所需信息的虛擬空間。

Baklib的知識庫配有混合訪問設置，允許知識庫的一部分是公共的，而另一部分是密碼/授權訪問的。

知識管理門戶的好處

擁有知識管理門戶對業務的一些好處：

支持協作工作環境

知識管理門戶通過為員工提供分享想法和知識的平臺來促進協作工作環境，它還幫助員工在項目上無縫協作并保持一致。

降低培訓成本

員工培訓是昂貴的。根據《培訓雜志》的2022年培訓行業報告，公司培訓一名新員工的平均成本為1207美元。該報告還顯示，培訓一名員工需要約62.4個工作小時——這比一個半星期的工時還多，用來培訓一名員工。

擁有知識管理門戶的好處之一是減少了培訓時間和成本，知識管理門戶通過多種方式減少培訓時間和成本：

• 企業的員工可以通過學習如何使用知識庫，而不是熟悉所有產品和服務（這將節省時間和金錢）。
• 當員工遇到障礙時，知識管理門戶會指導他們找到問題的答案，這將節省經理重復相同答案的時間和精力。
• 知識管理門戶通過顯示公司的新更新，減少了有經驗的員工的重新培訓時間和成本。
• 知識庫包含員工手冊，可以與新員工分享，讓他們可以在自己的節奏下熟悉公司政策和信息。

促進自主學習

知識管理門戶讓員工能夠隨時訪問寶貴的公司信息，使自主學習成為一個持續的過程。像大多數公司一樣，沒有足夠的時間和資源來每次培訓員工，但這并不意味著員工學習應該停止。通過知識管理門戶，員工可以成為獨立的自主學習者。

提高團隊效率

為每個部門創建一個分享平臺打破企業內的信息孤島，知識管理門戶提供了一個平臺，公司內所有團隊成員都可以獲取信息并協作。這個好處通過消除重復任務和促進溝通和協作來增強團隊效率。

為企業提供客戶自助服務

許多客戶更喜歡自己解決問題，這意味著自助服務是他們的最佳選擇。一個易于搜索和導航的外部知識管理門戶可以幫助客戶自己解決基本問題，從而減少您的支持票量并增加客戶對您產品的了解。

知識管理門戶應該包括什么？

我們已經看到了知識管理門戶的一些好處；現在讓我們來看看一個健壯的知識管理門戶應該包括哪些特性：

動態搜索功能

一個有效的知識管理門戶應該提供動態搜索功能，以減少員工和客戶查找信息所花費的時間。

用戶可以使用搜索欄搜索重要信息，減少了價值時間。

內部共享或公共共享

在選擇知識管理門戶之前，請確保它不限制只能使用一種類型的門戶，應該能夠創建內部知識管理門戶為團隊提供服務，以及為客戶提供外部KMP。

協作功能

一個強大的知識管理門戶必須具有協作功能。這不僅僅是搜索信息；企業的員工應該能夠共享信息并從其他員工那里學習。

????工作流管理

一個強大的知識管理系統應該包括創建、記錄、監視和管理工作流程的選項，以幫助為知識門戶生成高質量內容。

分析和報告

在選擇知識管理門戶時，另一個重要的功能是分析和報告。應該知道哪些知識庫文章表現更好，哪些需要更多改進。還應該能夠看到所有搜索和用戶分析、損壞鏈接以及作者活動。

可訪問性

每個知識管理門戶都必須在每臺設備上都可以訪問，以幫助員工快速瀏覽和理解信息，無論屏幕尺寸如何。此外，頁面在每個設備上應該易于導航，并且加載時間應盡可能短。

如果企業正在尋找包括以上所有功能并且價格優惠的知識庫軟件，請嘗試使用Baklib，聯系客服可以免費14天試用。

如何評估知識管理門戶

可用性

知識管理門戶的作用不僅僅是存儲相關信息，還應該確保員工和客戶能夠找到并使用起來。

如果員工和客戶難以瀏覽和使用知識門戶，他們將立即停止使用它。這將抹滅知識管理門戶的所有好處：幫助員工和客戶找到他們需要的信息。

確定KMP的可用性的一個好方法是決定它是否提供交互式或靜態文章的選項。靜態文章是典型的Word文檔或PDF文件，它包含了所有重要的信息，但讀者必須通過滾動整個文檔來找到所需的信息。交互式文章允許讀者跳轉到他們需要的信息。

如果您的KMP只提供靜態文章的選項，那么它的可用性就會降低，因此需要交互式和靜態文章相互結合。

功能

每個知識管理門戶軟件都具有不同的功能。并非所有知識門戶功能都相同。Baklib在為用戶提供強大的知識管理門戶方面做得很好。這些門戶具有不同的功能，包括：

• 數據分析
• 內部和外部共享
• 能夠從一個平臺管理多種不同的產品知識（每個企業都有其品牌和多個產品）
• 具有企業SSO、100%基于云的架構、數據庫加密、SSL等強大安全性。
• 可提供私有化

可訪問性

知識管理門戶的位置非常重要，因此它需要放置在客戶和員工可以訪問的地方。許多公司將其知識門戶放在官網網站上或專用的客戶支持中心中。例如，Upwork將其知識庫設在一個專門的客戶支持中心中。

知識門戶還需要響應式，并且可以從任何設備訪問。如果正在使用Baklib進行知識庫管理，就無需擔心可訪問性問題，因為所有內容都會自動適應。

效率

評估知識管理門戶效果的最佳方式之一是通過團隊效率。一個強大的知識管理門戶可以幫助整個公司進行協作，提高每個團隊的生產力。

KMP還可以幫助管理者根據需要管理他們的團隊和項目——從分享文件、提供員工反饋、促進不同團隊之間的溝通，到組織培訓課程；KMP在團隊效率和生產力方面發揮著重要作用。

如果在投資了知識管理門戶后仍然存在信息孤島和團隊生產力和效率下降的情況，那么就需要解決其他更多的問題了。

Baklib如何幫助您建立知識管理門戶

Baklib是一款易于使用的軟件，旨在創建組織良好的知識庫平臺。這款軟件受到許多領先品牌的信賴，如百度、京東、藍湖。

我們的知識管理系統具有以下特點：

• 易于使用的界面，用于創建內部和外部知識庫
• 分析和報告
• 所見即所得的編輯器
• SSL、100%基于云的架構
• 動態搜索功能、自定義搜索結果展示

但這還不是全部，它們還可以根據需求進行定制。所以，為什么要等待呢？利用Baklib充分利用組織的知識為員工和客戶提供有價值的信息并節省時間！